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Attendance Policy
Report an Absence, Late Arrival, or Early Dismissal Google Form
Regular school attendance is essential for student success and is required by law. Parents/guardians are responsible for notifying the school when a student will be absent, arrive late, or leave school early.
How to Report an Attendance Change
Parents/guardians may report an absence, late arrival, or early dismissal in one of two ways:
- Complete the SSIMS Attendance Form: [Report an Absence, Late Arrival, or Early Dismissal]
- Send a written note signed by a parent/guardian or provided by a medical provider.
Please include the student's first and last name, student ID number (if known), date(s), reason for the attendance change, and parent/guardian name.
Attendance documentation should be submitted as soon as possible following an absence.
Late Arrival
The school day begins at 8:15 a.m. Students are expected to be in their classroom and ready to learn by 8:15 a.m.
Students arriving after 8:15 a.m. must report to the Main Office and sign in before going to class.
To provide documentation for a late arrival, a parent/guardian should complete the SSIMS Attendance Form or provide a written note.
The cafeteria opens at 7:30 a.m. for breakfast, and the remainder of the building opens to students at 7:55 a.m.
We encourage students to aim to arrive by 8:00 a.m.!
Early Dismissal
The school day ends at 3:00 p.m.
Only a person listed in Synergy as the student's parent/caregiver or emergency contact may pick up a student for early dismissal. The person picking up the student must:
- Come into the Main Office.
- Present a government-issued photo ID.
- Be verified as an authorized contact in Synergy.
Submitting the attendance form does not authorize a new person to pick up a student.
Planning an Early Dismissal
Whenever possible, complete the SSIMS Attendance Form in advance and include the anticipated dismissal time.
Please have your student stop by the Main Office when they arrive at school to pick up an early dismissal pass. The pass will remind the student when to report to the office.
If the student does not have a pass, please allow at least 10 minutes for office staff to contact the classroom and have the student report to the Main Office.
Documentation for Absences
Parents/guardians should provide documentation explaining the reason for an absence. Additional documentation, such as documentation from a medical provider, may be required for extended or repeated absences.
Submitting documentation does not automatically mean an absence will be considered excused. Attendance is coded according to MCPS and Maryland attendance requirements.
Examples of reasons that may qualify as lawful/excused absences include:
- Student illness or health-related absence
- Medical or dental appointment
- Mental health-related absence or appointment
- Observance of a religious holiday
- Court summons
- Death in the immediate family
- MCPS transportation-related issue
- School-, MCPS-, or MSDE-approved activity
- Other circumstances permitted under MCPS/MSDE attendance requirements or approved by the principal
Travel, transportation issues unrelated to MCPS transportation, and other circumstances are not automatically considered excused. Families should provide the reason for the absence, and SSIMS will determine the appropriate attendance code in accordance with MCPS requirements.
Monitor Your Student's Attendance
Parents/guardians are encouraged to regularly review their student's attendance in ParentVUE.
If you believe there is an error in your student's attendance record, please contact the SSIMS Main Office or submit the SSIMS Attendance Form with the correct information.
A Note About Attendance
Every school day matters. Regular and on-time attendance helps students stay connected to their classes, their teachers, and the SSIMS community. Thank you for partnering with us to help our Jaguars arrive on time, every day, ready to learn!
Procedimientos de Asistencia
Reportar una ausencia, llegada tarde o salida temprana
La asistencia regular a la escuela es esencial para el éxito académico de los estudiantes y es requerida por la ley. Los padres, madres o tutores son responsables de notificar a la escuela cuando un estudiante estará ausente, llegará tarde o necesitará salir temprano.
Cómo Reportar un Cambio de Asistencia
Los padres, madres o tutores pueden reportar una ausencia, llegada tarde o salida temprana de una de las siguientes maneras:
- Complete el Formulario de Asistencia de SSIMS: [Reportar una ausencia, llegada tarde o salida temprana]
- Envíe una nota por escrito firmada por el padre, la madre o el tutor, o proporcionada por un proveedor médico.
Incluya el nombre y apellido del estudiante, número de identificación del estudiante (si lo conoce), fecha(s), motivo del cambio de asistencia y nombre del padre, madre o tutor.
La documentación de asistencia debe enviarse lo antes posible después de una ausencia.
Llegada Tarde
El día escolar comienza a las 8:15 a.m. Se espera que los estudiantes estén en su salón de clases y listos para aprender a las 8:15 a.m.
Los estudiantes que lleguen después de las 8:15 a.m. deben presentarse en la Oficina Principal y registrar su llegada antes de ir a clase.
Para proporcionar documentación de una llegada tarde, el padre, la madre o el tutor debe completar el Formulario de Asistencia de SSIMS o proporcionar una nota por escrito.
La cafetería abre a las 7:30 a.m. para el desayuno, y el resto del edificio abre para los estudiantes a las 7:55 a.m.
¡Recomendamos que los estudiantes tengan como meta llegar antes de las 8:00 a.m.!
Salida Temprana
El día escolar termina a las 3:00 p.m.
Solamente una persona registrada en Synergy como padre, madre, tutor o contacto de emergencia del estudiante puede recogerlo antes de la hora regular de salida. La persona que recoja al estudiante debe:
- Entrar a la Oficina Principal.
- Presentar una identificación oficial con fotografía.
- Ser verificada como contacto autorizado en Synergy.
Enviar el formulario de asistencia no autoriza a una persona nueva a recoger al estudiante.
Cómo Planificar una Salida Temprana
Siempre que sea posible, complete el Formulario de Asistencia de SSIMS con anticipación e incluya la hora prevista de salida.
Por favor, pídale a su estudiante que pase por la Oficina Principal cuando llegue a la escuela para recoger un pase de salida temprana. El pase le recordará al estudiante a qué hora debe presentarse en la oficina.
Si el estudiante no tiene un pase, por favor permita al menos 10 minutos para que el personal de la oficina se comunique con el salón de clases y el estudiante pueda presentarse en la Oficina Principal.
Documentación de las Ausencias
Los padres, madres o tutores deben proporcionar documentación que explique el motivo de la ausencia. Es posible que se requiera documentación adicional, como documentación de un proveedor médico, en casos de ausencias prolongadas o repetidas.
Presentar documentación no significa automáticamente que una ausencia será considerada justificada. La asistencia se registra de acuerdo con los requisitos de asistencia de MCPS y del estado de Maryland.
Algunos ejemplos de motivos que pueden calificar como ausencias legales/justificadas incluyen:
- Enfermedad o ausencia relacionada con la salud del estudiante
- Cita médica o dental
- Ausencia o cita relacionada con la salud mental
- Observancia de un día festivo religioso
- Citación judicial
- Fallecimiento de un familiar inmediato
- Problema relacionado con el transporte de MCPS
- Actividad aprobada por la escuela, MCPS o MSDE
- Otras circunstancias permitidas según los requisitos de asistencia de MCPS/MSDE o aprobadas por el director
Los viajes, problemas de transporte que no estén relacionados con el transporte de MCPS y otras circunstancias no se consideran automáticamente ausencias justificadas. Las familias deben proporcionar el motivo de la ausencia y SSIMS determinará el código de asistencia correspondiente de acuerdo con los requisitos de MCPS.
Monitorear la Asistencia de su Estudiante
Se recomienda que los padres, madres o tutores revisen regularmente el registro de asistencia de su estudiante a través de ParentVUE.
Si considera que hay un error en el registro de asistencia de su estudiante, comuníquese con la Oficina Principal de SSIMS o complete el Formulario de Asistencia de SSIMS con la información correcta.
Una Nota Sobre la Asistencia
Cada día escolar cuenta. La asistencia regular y puntual ayuda a los estudiantes a mantenerse conectados con sus clases, sus maestros y la comunidad de SSIMS. Gracias por colaborar con nosotros para ayudar a nuestros Jaguars a llegar a tiempo, todos los días y listos para aprender.